הבעיה
לקוח שואל כמה תעלה הזמנה מיוחדת. הסוכן עונה מה שהוא יודע — חומרים, זמן אספקה, טווח מחירים — ואז עוצר, כי המספר עצמו הוא שלכם.
ופה זה מתפספס. הבקשה היא עכשיו הודעה אחת בתוך שיחה אחת, בתוך רשימה של שיחות. שום דבר לא מחזיק אותה. אתם מוצאים אותה מחר, או ביום ראשון, או כשהלקוח חוזר לשאול במקום אחר — ועד אז הוא כבר שאל עוד שניים את אותה שאלה.
איך זה עובד
שלושה חלקים, ואת שני הראשונים מגדירים פעם אחת:
- הסוכן מזהה בקשה להצעת מחיר ומדביק תווית לשיחה.
- המוקד יודע שהתווית הזאת אומרת שצריך מענה אנושי, והשיחה נכנסת לרשימה.
- אתם עובדים מול הרשימה — קוראים מה ביקשו, מתמחרים, שולחים.
שני החלקים, או כלום. זה הדבר שהכי מתפספס. הסוכן צריך להדביק את התווית וגם צריך להגיד למוקד מה היא אומרת. תגדירו רק את השני והרשימה תישאר ריקה לנצח — וזה נראה בדיוק כמו שאף אחד לא מבקש הצעות מחיר.
שלב 1 — ללמד את הסוכן
קודם כול הסוכן צריך לשים לב. אתם מתארים מצב, לא מילות מפתח — הוא קורא את הכוונה לאורך כל השיחה, כך ש״כמה יעלה לי 40 כאלה״ ו״אפשר לתמחר לי סט בהתאמה אישית״ נכנסים שניהם.
פתחו הגדרות, ואז תגיות בתפריט הצד תחת אוטומציות, והוסיפו כלל.
אם חיברתם את קלוד, פשוט תארו את הכלל והוא יגדיר אותו. אותה תוצאה, בלי מסכים.
תרשמו לעצמכם את התווית. תצטרכו אותה שוב בשלב הבא, בדיוק באותו כתיב ובאותה שפה. זה המקום היחיד שבו טעות הקלדה עולה לכם בכל הפיצ׳ר.
שלב 2 — להגיד למוקד
הסוכן כבר מתייג שיחות. בינתיים לא קורה איתן כלום — תווית לבדה היא רק תווית. עכשיו אתם אומרים מה היא אומרת.
במוקד השירות שלכם, פתחו הגדרות ← תוויות שדורשות מענה והוסיפו כלל אחד.
מה צריך לעשות נכתב לצוות, לא ללקוח. זו השורה שמופיעה ברשימה, אז כתבו בה את הפעולה עצמה.
בקשו מקלוד במשפט אחד:
הוא מקריא בחזרה מה נשמר, ובודק לבד את החלק שנופל בשקט.
שום דבר לא משתנה לאף אחד אחר. רק תוויות שאתם מגדירים כאן עושות משהו. כל שאר התגיות שהסוכן מדביק ממשיכות להתנהג בדיוק כמו היום.
לעבוד מול הרשימה
מכאן זה רץ לבד. לקוח מבקש מחיר, הסוכן מתייג את השיחה, והיא מופיעה ברשימה שלכם עם השורה שכתבתם וכמה זמן הוא כבר מחכה.
פתחו את תיבת המוקד וסננו לפי התווית. כל מי שמחכה למחיר נמצא שם, מהוותיק לחדש — ואלה שהלקוח דיבר בהם אחרון הם אלה שמתחילים מהם.
פתחו שיחה, קראו מה בדיוק ביקשו במילים שלהם, וענו. אחרי ששלחתם את ההצעה — סגרו אותה.
כאן קלוד מחובר באמת מוכיח את עצמו, כי כל העבודה קורית בשיחה אחת. דברים ששווה לבקש:
- ״מי מחכה להצעת מחיר?״
- ״מה בדיוק ביקש השלישי?״
- ״תשתיק את הבוט בשיחה הזאת בזמן שאני מחשב מחיר.״
- ״תשלח לו את ההצעה הזאת.״ — ואז מדביקים או מכתיבים אותה
- ״תסמן שטופל.״
אתם מכינים את ההצעה באותה שיחה שממנה אתם שולחים אותה, וזה כל הרעיון: כלום לא עובר בהעתקה בין חלונות.
שני דברים שכדאי לדעת
בוואטסאפ יש חלון של 24 שעות. אפשר לשלוח הודעה רגילה עד 24 שעות מההודעה האחרונה של הלקוח. אחרי זה וואטסאפ מרשה רק תבנית מאושרת — אז להצעה שיוצאת למחרת, הכינו תבנית עם המחיר כמשתנה.
שליחת הודעה משתיקה את הסוכן באותה שיחה. ברגע שיוצאת הודעה מהעסק, הסוכן מפסיק לענות שם והשיחה עוברת אליכם. זה בכוונה — לא רוצים שהוא יענה באמצע משא ומתן — אבל זה אומר שגם השאלה הבאה היא שלכם.
אותו טריק, מצבים אחרים
שום דבר כאן הוא לא באמת על הצעות מחיר. זה ״כשהסוכן רואה את זה, תכניס לי לרשימה״ — אז כל מצב שאתם מפספסים עובד אותו דבר. כלל אחד לכל מצב:
- תלונה — ״להתקשר אליו היום״
- פנייה לכמויות או סיטונאות — ״לשלוח מחירון סיטונאי״
- החזרה או החלפה — ״לאשר או לדחות את ההחזרה״
- ביקש נציג אנושי — ״לחזור אליו טלפונית״
תתחילו מאחד. כלל אחד שאתם באמת עוברים עליו כל בוקר שווה יותר משישה שהפסקתם להסתכל בהם. תוסיפו את השני כשהראשון כבר הרגל. ובשביל להבין איך הסוכן מחליט מה לתייג מלכתחילה — הגדרת תגיות.