הטלפון מצלצל באמצע טיפול, בוואטסאפ מחכות שלוש הודעות, ולקוח באתר שואל אם יש תור למחר. המזכירה הווירטואלית עונה לכולם במקביל, קובעת את התור ביומן, רושמת הודעה ומעבירה אליכם רק את מה שבאמת דחוף.
מזכירה וירטואלית היא עוזרת AI שעונה ללקוחות של העסק בכל ערוץ שהם בוחרים: שיחת טלפון, וואטסאפ, צ'אט באתר, אינסטגרם או מייל. היא לא מקריאה תפריט של ״הקישו 1״ ולא שולחת את הלקוח לתא קולי. היא מנהלת איתו שיחה, מבינה מה הוא צריך ומבצעת את הפעולה עד הסוף.
מענה טלפוני אוטומטי רגיל יודע להשמיע הקלטה. מזכירה דיגיטלית שמחוברת ליומן, למחירון ולמערכות שלכם בודקת מה פנוי ביום שלישי, קובעת את התור, שולחת תזכורת בוואטסאפ יום לפני ורושמת את כל הפרטים בכרטיס הלקוח. זה ההבדל בין מענה אוטומטי לשיחות לבין מזכירה שעובדת בשבילכם.
וכשמשהו לא יכול לחכות, היא לא מנסה לפתור לבד. שיחה דחופה עוברת אליכם או לאיש הצוות הנכון, יחד עם סיכום של מה שהלקוח כבר סיפר, כך שאף אחד לא צריך לשאול את אותן שאלות פעמיים.
לקוח שלא תפס אתכם בטלפון מתקשר למתחרה. המזכירה עונה כבר בצלצול הראשון, גם כשהקו תפוס, גם בערב וגם ביום שישי אחרי הצהריים.
היא רואה את הזמינות האמיתית שלכם ביומן Google, מציעה שעות פנויות, קובעת ושולחת אישור. לקוח ביטל? היא מציעה את התור שהתפנה למי שמחכה ברשימת ההמתנה.
מי התקשר, מה הוא צריך ואיך לחזור אליו. כל הודעה נרשמת בכרטיס הלקוח ב-CRM ומגיעה אליכם מסודרת, לא על פתק ליד הקופה.
אתם מגדירים מה נחשב דחוף: לקוח עם תקלה, מטופל עם כאב, ספק שמחכה לאישור. השיחות האלה עוברות אליכם מיד, וכל השאר מחכה בתור מסודר.
הלקוח יכול להתחיל בטלפון ולהמשיך בוואטסאפ. המזכירה זוכרת את כל מה שנאמר, ואתם רואים הכול בתיבה אחת עם ההיסטוריה המלאה.
היא לומדת את שמות השירותים, המחירים והניסוחים של העסק, ועונה בעברית, באנגלית, ברוסית או בערבית לפי השפה של הלקוח.
מומחה מקים אותה איתכם בפגישה אחת. בלי לבנות כלום בעצמכם ובלי שורת קוד.
המערכת שולפת מהאתר שעות פתיחה, שירותים, מחירים ושאלות נפוצות. בפגישה אתם עוברים עם המומחה על מה שיצא ומוסיפים את מה שרק אתם יודעים.
מפנים אליה את השיחות מהמספר הקיים, מחברים את WhatsApp Business API הרשמי ואת יומן Google. אתם קובעים מי מקבל שיחות דחופות ואילו נושאים תמיד עוברים לנציג אנושי.
המזכירה מתחילה לענות. אתם רואים כל שיחה וכל סיכום, נכנסים באמצע מתי שרוצים ומחדדים את מה שצריך.
קובעת ומזיזה תורים, עונה על כתובת, חניה והכנה לטיפול, שולחת תזכורות בוואטסאפ ומעבירה למטפל כל פנייה שנשמעת דחופה. ייעוץ רפואי היא לא נותנת.
ממלאת חורים ביומן מתוך רשימת ההמתנה, גובה מקדמה בקישור לתשלום ומזכירה למטופלים שהגיע הזמן לבדיקה התקופתית.
עורכי דין, רואי חשבון ויועצים: היא מסננת פניות, רושמת פרטים, קובעת פגישת היכרות ומעבירה אליכם רק את מה שמתאים לכם.
עונה על מחירים ושעות פתיחה, קובעת תור באמצע שיחה בוואטסאפ ומטפלת בביטולים בלי שתצטרכו להרים טלפון.
שתי גישות לענות ללקוחות כשאתם לא זמינים. מוקד אנושי טוב בשיחה רגישה; מזכירה וירטואלית חזקה בנפח, בזמינות ובחיבור למערכות של העסק.
| מוקד מענה טלפוני | מזכירה וירטואלית של AssistantLabs | |
|---|---|---|
| ערוצים | בעיקר טלפון | טלפון, וואטסאפ, אתר, אינסטגרם ומייל |
| כמה שיחות במקביל | לפי מספר הנציגים במשמרת | כמה שצריך, בלי המתנה על הקו |
| קביעת תורים | רושם בקשה ומעביר אליכם | קובעת ישר ביומן ושולחת תזכורת |
| ידע על העסק | תסריט כללי | המחירון, השירותים והמדיניות שלכם |
| מה נשאר אחרי השיחה | הודעה במייל או ב-SMS | כרטיס לקוח ב-CRM עם כל ההיסטוריה |
שאלות נפוצות
הטלפון מצלצל באמצע טיפול, בוואטסאפ מחכות שלוש הודעות, ולקוח באתר שואל אם יש תור למחר. המזכירה הווירטואלית עונה לכולם במקביל, קובעת את התור ביומן, רושמת הודעה ומעבירה אליכם רק את מה שבאמת דחוף.
דברו איתנו בוואטסאפקבעו פגישה עם מומחה, חברו טלפון, וואטסאפ ויומן, ותנו לה לענות. חינם להתחלה, בלי כרטיס אשראי.
התחילו בחינם