מתי כדאי גיליון
גיליון Google הוא הבית הנכון לנתונים שהם גדולים או משתנים הרבה — מחירון, טבלת מלאי, דירות להשכרה, סניפים, תפריט. חברו אותו פעם אחת, והסוכן יחפש בו בזמן אמת בכל פעם שלקוח שואל. אתם ממשיכים לעבוד בגיליון שכבר יש לכם — הסוכן קורא ממנו.
לידע יש שלושה בתים — בחרו לפי צורת הנתונים:
- גיליון Google — הרבה שורות של נתונים מסודרים שאתם מעדכנים באופן קבוע. הסוכן מאתר את השורה הנכונה ועונה ממנה.
- הקטלוג — קומץ מוצרים נבחרים עם תמונות, להמלצות — לא לחיפוש בכמויות.
- השאלות הנפוצות — שאלות קבועות עם תשובות קבועות שכמעט לא משתנות.
איך זה עובד
כשמחברים גיליון, הסוכן מקבל כלי חיפוש עליו. השורה הראשונה נקראת ככותרות העמודות, וכל שורה מתחתיה היא רשומה. כשלקוח שואל משהו שהגיליון יכול לענות עליו, הסוכן מחפש בו ועונה מהשורות המתאימות.
- זה חיפוש חכם — הסוכן מחפש בשפה חופשית, בעברית או באנגלית. הלקוח לא צריך לדייק בניסוח שלכם; ״3 חדרים עם חניה״ מוצא את השורות הנכונות.
- העמודות הראשונות חשובות יותר — לעמודות מוקדמות משקל גבוה יותר בחיפוש, אז שימו את מה שמחפשים לפיו (אזור, שם מוצר) בצד ההתחלה.
- הסוכן רק קורא — כשהוא עונה ללקוח, הוא מחפש בגיליון שלכם; הוא לא עורך אותו. אפשר לתת הרשאת כתיבה בנפרד כדי לסנכרן נתונים פנימה — זה הסעיף הבא.
- עדכונים נכנסים תוך כמה דקות — הגיליון נשמר במטמון לזמן קצר לטובת מהירות, אז עריכה מופיעה בתשובות אחרי השהיה קצרה, לא מיד.
התיאור הוא המוח: התיאור הקצר שאתם כותבים בזמן החיבור הוא מה שאומר לסוכן מתי לפנות לגיליון ואיך לחפש בו. זה החלק בעל ההשפעה הגדולה ביותר בכל ההגדרה — יש עליו סעיף בהמשך.
חברו את הגיליון
לפני החיבור, הפכו את הגיליון לקריא. ב-Google Sheets פתחו שיתוף (Share) בפינה, ותחת גישה כללית החליפו ממוגבל ל״כל מי שיש לו הקישור״, כשההרשאה מוגדרת לצפייה:
ואז חברו אותו באפליקציה:
בחרו Google Sheets מרשת האינטגרציות, הדביקו את הקישור, כתבו תיאור (הסעיף הבא), ולחצו חיבור הגיליון. זהו — הסוכן יכול לחפש בו עכשיו.
לתת לו גם לכתוב
קריאה היא כיוון אחד. אפשר גם לתת לנתונים לזרום בכיוון השני — תנו הרשאת כתיבה, ואנחנו נשמור את הגיליון מסונכרן בשבילכם. זה רשות, ונפרד מהאופן שבו הסוכן עונה.
באותו דיאלוג שיתוף של Google, הוסיפו את הכתובת שמסך החיבור נתן לכם והגדירו את ההרשאה שלה לעריכה (Editor). השאירו את הגישה הכללית על צפייה — אתם לא פותחים את הגיליון לכולם, רק נותנים לנו הרשאת עריכה:
בחזרה באפליקציה, מסך החיבור מאשר את זה בשורה ירוקה: ״הרשאת העריכה פעילה״.
- צפייה — הסוכן יכול לקרוא ולחפש בגיליון. מספיק לחיפושים.
- עריכה — אנחנו יכולים גם לכתוב לגיליון ולשמור אותו מעודכן — למשל לסנכרן אליו את קטלוג המוצרים שלכם באופן קבוע, כך שהגיליון תמיד משקף את המוצרים החיים שלכם.
דוגמה אמיתית, מקצה לקצה
נניח שאתם מנהלים סוכנות השכרה. הדירות הפנויות משתנות כל שבוע, אז הן יושבות בגיליון שהצוות שלכם שומר מעודכן. הנה הכול, מהגיליון ועד הלקוח שקיבל תשובה.
1. הגיליון
שורה אחת לכל דירה, כותרות למעלה. שימו לב שהעמודות שמחפשים לפיהן — אזור, חדרים, חניה — יושבות בהתחלה, ועמודת סטטוס מסמנת מה עדיין פנוי.
2. התיאור
בזמן החיבור אתם אומרים לסוכן מה הגיליון הזה ומתי להשתמש בו. התיאור הזה מזכיר את העמודות, אומר מתי לחפש, ואיך:
3. השיחה החיה
עכשיו לקוח כותב בוואטסאפ. הסוכן קורא את הכוונה, מחפש בגיליון, ועונה מהשורה המתאימה — כולל אם היא עדיין פנויה:
כתבו תיאור שעובד
התיאור הוא השדה האחד שקובע אם זה יעבוד טוב. הוא לא קישוט — הסוכן קורא אותו כדי לדעת מתי לחפש בגיליון ואיך. כסו שלושה דברים:
- מה כל שורה — ״כל שורה היא דירה, עם אזור, חדרים, מחיר, חניה, קומה וזמינות״.
- מתי להשתמש בו — ״בכל פעם שלקוח שואל מה יש לנו או מסנן לפי אזור, חדרים, מחיר או חניה״.
- איך לחפש בו — ״חפש לפי האזור והמאפיינים שהוא מציין״.
חלש מול חזק: ״דירות״. כמעט לא אומר לסוכן כלום. ״דירות פנויות להשכרה — אזור, חדרים, מחיר, חניה, קומה, זמינות. השתמש בגיליון כשלקוח שואל מה יש לנו; חפש לפי האזור והמאפיינים שהוא מציין״. אומר לו בדיוק מתי לפנות לגיליון ומה הוא ימצא בו.
אפשר לערוך את התיאור בכל רגע מהתצוגה המחוברת — אם הסוכן פספס שאלה שהיה צריך לענות עליה מהגיליון, הדקו קודם את התיאור.
בדקו ושמרו על עדכניות
לפני שאתם נשענים עליו, עברו על זה:
- גישה — הגיליון מוגדר ״כל מי שיש לו הקישור ← צפייה״, כדי שהסוכן באמת יוכל לפתוח אותו.
- כותרות — השורה הראשונה היא שמות עמודות אמיתיים (לא כותרת ולא שורה ריקה), והעמודה שהכי מחפשים לפיה בהתחלה.
- שאלה אמיתית — שאלו את הסוכן משהו שרק הגיליון יכול לענות, ובדקו שהוא שולף את השורה הנכונה.
- שינוי — ערכו תא, המתינו דקה-שתיים, וודאו שהתשובה החדשה משקפת אותו.
שמרו על זה נקי: הסוכן מחפש בכל העמודות, אז עמודות הערות מיותרות ותאים ממוזגים רק מוסיפים רעש. טבלה נקייה עם כותרות ברורות נותנת את החיפוש הטוב ביותר.