בשביל מה אפליקציית המשימות, ולמי היא מתאימה

כשמנהלים עסק עם AI, נוצרת בעיה חדשה: מחליטים על העבודה בצ׳אט, והצ׳אט נגלל הלאה. ״לחזור לספק ביום חמישי״, ״לבדוק למה הלקוחה חויבה פעמיים״, ״לאשר את המחירון החדש״. אפליקציית המשימות היא הלוח שכל זה נכנס אליו, כדי שמחר זה עדיין יהיה שם, וכדי שאתם תישארו בשליטה על מה שהסוכנים שלכם עושים.

היא בנויה לבעלי עסקים שכבר נותנים ל-Claude, ל-ChatGPT ולאפליקציות של AssistantLabs לעשות עבודה אמיתית. כמעט אף פעם לא תקלידו משימה בעצמכם: אתם אומרים אותה בצ׳אט, או שאחת האפליקציות שלכם פותחת אותה, והיא מגיעה ללוח עם מי שביקש אותה והאם היא מחכה לכם. באפליקציה אתם מסתכלים, מחליטים, מאשרים, מכוונים וסוגרים.

לוח אחד לכל העבודה שמסביב לעסק. חזרות ללקוחות, תיקונים, החלטות, הבטחות שצריך לקיים, דברים שצריך לרדוף אחריהם, מכל אפליקציה ומכל צ׳אט.
כל מה שמחכה להחלטה שלכם, במקום אחד. אשרו או דחו בלחיצה אחת. האישורים שלכם מכל האפליקציות של AssistantLabs עוברים דרך הלוח, ולכן אפליקציית המשימות תמיד כלולה בחיבור.
עבודה שאפשר לכוון תוך כדי. שנו, שאלו, ענו או עצרו עבודה שהסוכן כבר עושה, בלי לחכות שיסיים.
תיעוד שאפשר לסמוך עליו. כל שינוי וכל הערה נשמרים, עם מי שעשה אותם: אתם, מישהו מהצוות, Claude או הסוכן שלכם.

שום דבר בלוח לא מגיע ללקוח מעצמו. משימה היא תזכורת לכם, לצוות ולסוכנים שלכם, אף פעם לא הודעה. לכן אפשר לחבר את Claude ללוח בלב שקט.

שפה את המשימות, את ההערות ואת שמות הלשוניות Claude כותב בשפה שאתם מדברים איתו, גם בעברית.

הלוח, ומשימה אחת

הלוח מציג את כל המשימות שעוד לא הסתיימו, ומה שדחוף למעלה. בכל שורה מופיעים אותם כמה פרטים, כך שאפשר לסרוק אותו תוך שניות.

סטטוס. לא התחילה, בעבודה, מחכה לכם, מחכה למישהו אחר, או בוצעה.
עדיפות ותזמון. דחוף, חשוב או שגרתי, ובנוסף אם זה לעכשיו, לקרוב או מתי שנוח. הלוח מציג קודם את מה שדחוף, אחר כך את מה שצריך לקרות עכשיו, ואז את מה שהכי הרבה זמן אף אחד לא נגע בו.
מי ביקש. אתם, לקוח, משהו שנפתח אוטומטית, או רעיון של הסוכן עצמו. כל משימה חייבת לציין את זה, כדי שהלוח לא יתמלא בעבודה שאף אחד בעצם לא ביקש, וכדי שתמיד תדעו מה ביקשתם אתם ומה הציע הסוכן.
התחום. שירות לקוחות, מכירות, שיווק, חיובים, הסוכנים שלכם, או הפלטפורמה שמתחת, כך שהלוח מסודר לפי הסדר שבו העסק מרוויח ומוציא.
הלקוח שהמשימה עוסקת בו, כשיש כזה, כדי שתמיד תהיה תשובה לשאלה ״מה פתוח מול הלקוח הזה?״.
מי אחראי, מישהו מהצוות או סוכן, ומה צריך כדי להתחיל: בכל מקום (אפשר להריץ בענן), או בדפדפן או במחשב שלכם.
יום, אם המשימה שייכת ליום מסוים. Claude יכול לומר לכם מה כבר באיחור.

בראש הלוח יש לשוניות: תצוגות שמורות כמו ״הכול״, ״מחכה לכם״ או ״בעבודה״, וכל לשונית שתוסיפו, ולכל אחת סינון, קיבוץ (לפי סטטוס, עדיפות, דחיפות, קטגוריה, אחראי או מקור המשימה) וסדר משלה, ותצוגה יכולה להציג את הלקוח כעמודה. יש לחצן New task להוספת משימה ביד, חיפוש, לשונית Done עם כל מה שבוצע, מהחדש לישן, ומשימה שמסומנת ״בעבודה״ ואף אחד לא נגע בה 12 שעות מקבלת סימון, כי עבודה שהתחילה ונשכחה נראית בדיוק כמו עבודה שמתקדמת.

כשפותחים משימה

עמוד של משימה נפתח במצב שלה: שורה אחת שאומרת איפה היא עומדת, ואחריה הסטטוס, העדיפות, התחום, מי ביקש, והיום שנקבע לה. מתחת מופיע What happened: ציר זמן אחד של כל ההערות וכל ההחלטות, וליד כל אחת מי עשה אותה. לרגעים החשובים יש תווית (״לקח את המשימה״, ״העביר אליכם״, ״מחכה להם״, ״סיים״), ושינויים שגרתיים בשדות נמצאים במרחק לחיצה. שום דבר לא נמחק מציר הזמן. אם המשימה נולדה מתדריך ארוך יותר, The brief it came from שומר את כל הטקסט.

לכתוב הערה. מה החלטתם, מה גיליתם, מה אתם רוצים שייזכר. Claude והסוכנים שלכם קוראים אותה בפעם הבאה שהם מטפלים במשימה.
לסמן שהמשימה בוצעה בלחיצה אחת, או לשנות לה סטטוס.
לקבוע יום לעבודה על המשימה, ואם תרצו, גם באיזו מתוך שלוש הריצות היומיות של הסוכן היא תיכנס. אפשר לבטל בכל רגע.
לראות במה היא תלויה. משימה מציגה בשמן את המשימות שחוסמות אותה ואת אלה שהיא חוסמת, וגם קישורים לשיחה, לפנייה או לעמוד שהיא עוסקת בהם.
לראות את כל השאר מול אותו לקוח. בצד העמוד מופיע כל מה שעוד פתוח מול אותו לקוח, במרחק לחיצה מהעמוד המלא שלו.

קישורים קצרים לכל משימה יש מזהה קצר, כך שקישור אליה נכנס בהודעת וואטסאפ. פותחים אותו בטלפון ומגיעים ישר למשימה.

לכוון עבודה שכבר רצה

זה ההבדל בין לוח לבין רשימת מטלות. כשסוכן כבר עובד על משימה, לא צריך לחכות שיחזור. בכל עמוד משימה יש תיבת Steer it, וכפתור עצירה שתמיד נשאר על המסך.

לשנות (Amend). שנו את מה שהסוכן עושה (״תשתמש במחירון החדש״, ״רק הלקוחות מהשבוע הזה״). ההנחיה מגיעה לעבודה שכבר רצה.
לשאול (Ask). שאלו משהו, והתשובה מגיעה למשימה.
לענות (Answer). כשהסוכן צריך החלטה, הוא שואל אתכם במשימה במקום להיתקע או לנחש, ואתם עונים באותה תיבה.
לעצור (Stop the agent). לחיצה אחת כדי לדרוך, שנייה כדי לאשר. העצירה מגיעה לעבודה שרצה, לא משנה כמה היא כבר התקדמה, והעמוד מראה אותה עד שהיא נקלטת.

התיבה מראה כמה מההנחיות שלכם עוד מחכות להיקלט, וכל הנחיה מופעלת פעם אחת בלבד, כך ששינוי אף פעם לא מתבצע פעמיים.

Run this

משימה יכולה לכלול תדריך שלם ומוכן להרצה: כל מה שסוכן צריך כדי לבצע את העבודה, בלי שום הקשר נוסף. בעמוד המשימה, Run this מציג אותו עם שני כפתורים: Copy prompt, כדי להדביק אותו ב-Claude בעצמכם, ו-Run in the cloud, שמעביר אותו לסוכן בענן ברגע זה. אחרי שהעבודה מתחילה, Watch the session פותח אותה בזמן אמת.

Their thread

כשמשימה עוסקת בשיחה עם לקוח, בעמוד המשימה יש לשונית Their thread עם השיחה עצמה, לקריאה בלבד, ממש ליד העבודה. אתם רואים בדיוק מה הלקוח אמר לפני שאתם מחליטים משהו.

לראות מה מחכה לכם

רשימה ארוכה לא אומרת לכם מאיפה להתחיל. באפליקציית המשימות יש כמה מסכים, וכל אחד עונה על שאלה אחת. בטלפון, חמישה מהם נמצאים בסרגל התחתון.

Catch up הוא המסך שהאפליקציה נפתחת בו. הוא עונה על ״מה קרה בזמן שלא הייתי?״: כמה דברים מחכים לכם, כמה לקוחות מחכים למשהו מכם, מה יצא לדרך, מה רץ עכשיו והאם משהו מזה השתתק. מתחת: מה קרה יום אחרי יום, מי מחכה למה, ו-״If you do one thing״, המשימה האחת שכדאי לפתוח ראשונה.
Needs you מציג כל משימה וכל אישור שמחכים לכם, מקובצים לפי הסיבה: הבטחות שהסוכן נתן ללקוח, משהו שלא עובד אצל לקוח משלם, החלטה שרק אתם יכולים לקבל, וכסף וענייני הבית שלכם. ליד כל אחד כתוב כמה זמן הוא כבר מחכה, ואפשר לסדר לפי ותק או לפי לקוח. על הלשונית מופיע מספר, כך שמכל מקום באפליקציה רואים אם משהו תקוע אצלכם.
Board הוא הרשימה המלאה, עם הלשוניות והחיפוש, ו-Done מציג את כל מה שבוצע.
Customers מקבץ הכול לפי הלקוח שהמשימה עוסקת בו. פותחים לקוח ורואים כמה משימות פתוחות, כמה זמן מחכה הוותיקה שבהן, ושלוש רשימות: מה עליכם, מה תוקן ומחכה לתשובה שלו, ומה הגיע אליו השבוע. שם מופיעים גם השיחה איתו ומאיפה הגיעו המשימות שלו.

תוקן, אבל אף אחד לא עדכן את הלקוח? עמוד הלקוח תופס את הפער שאף רשימה לא תופסת: עבודה שכבר הסתיימה ועלתה לאוויר, בזמן שהלקוח עוד לא שמע עליה. העמוד אומר את זה בפשטות, ולחיצה אחת מבקשת מהסוכן לנסח את ההודעה שסוגרת את העניין. שום דבר לא נשלח בלעדיכם.

המטרה היא ש-Needs you יהיה ריק. כשמשהו צריך החלטה שרק אתם יכולים לקבל, הוא מגיע לשם ולא לשום מקום אחר. אשרו או דחו, ושאר הלוח יכול להישאר שקט.

היום של הסוכן, ומה יצא לדרך

כשסוכנים עובדים בשבילכם כל יום, עולות שתי שאלות: מה הם עשו היום, ומה באמת יצא לדרך? אפליקציית המשימות עונה על שתיהן, ושורת סטטוס קטנה בראש כל מסך אומרת מה הסוכן מריץ עכשיו.

Today’s plan

הסוכן עובד בשלוש ריצות ביום: בוקר, צהריים וערב. Today’s plan מראה איזו משימה כל ריצה לקחה, למה, מה היא צריכה, ואיך זה הלך: בוצעה, רצה, דולגה (עם הסיבה) או לא התחילה בכלל (גם כאן עם הסיבה). מתחת מופיעה כל משימה דחופה שלא קיבלה ריצה, כך שהתוכנית אף פעם לא משמיטה בשקט את הדבר הכי חשוב בלוח. פס של שבעת הימים האחרונים מראה כל ריצה במבט אחד, ואפשר לעבור יום אחורה וקדימה. במחשב התוכנית נמצאת בתפריט העליון, ובטלפון היא במרחק לחיצה מ-Catch up.

כדי להכניס משימה לריצה מסוימת, קבעו לה יום בעמוד המשימה ובחרו את הריצה. ריצה שבחרתם במפורש מקבלת עדיפות.

Shipped

הלוח אומר מה הוחלט. Shipped אומר מה באמת הגיע ללקוחות שלכם השבוע: כל שחרור, יום אחרי יום, עם המשימות שהוא כלל, ולפי מוצר. המסך גם בודק את שני הפערים החשובים: עבודה שיצאה לדרך ואף אחד לא סגר, ועבודה שנסגרה בלי שום דבר מאחוריה. אפשר לחזור שבוע אחורה ולראות שבועות קודמים.

לנהל את הלוח מתוך Claude

רוב המשימות מגיעות ללוח מתוך שיחה. אחרי ש-Claude מחובר לסביבת העבודה שלכם, מנהלים את הלוח במילים פשוטות.

שאלו על העבודה. ״מה תקוע?״, ״מה מחכה לאישור שלי?״, ״יש משהו פתוח מול חברת האינסטלציה?״, ״מה באיחור?״.
הוסיפו ושנו משימות. ״פתח משימה לחזור לספק, עד יום חמישי״, ״את זו סיימנו״, ״תעביר את ההחזר לדחוף״, ״אישרתי, תתקדם״.
השאירו הערות. ״תוסיף הערה שהם ביקשו את החשבונית במייל.״ כל מה ש-Claude כותב נחתם בשם Claude בהיסטוריה של המשימה, כך שתמיד אפשר להבדיל בין מה שהוא כתב למה שאתם כתבתם.
עצבו את הלוח. ״אני רוצה לשונית של מה שמחכה לאישור שלי, עם שם הלקוח בכל שורה.״ Claude מוסיף את הלשונית, בשם שבחרתם, והוא מכיר כל שדה, קיבוץ וסינון שלשונית יכולה להשתמש בהם.

הלוח מגיע עם חמש לשוניות. אפשר לשנות להן שם, לשנות מה הן מסננות או להסתיר אותן, אבל לא למחוק, כך שהלוח אף פעם לא נשאר ריק. את אותן לשוניות אפשר לערוך גם בעצמכם באפליקציית המשימות, תחת Workspace settings: מה ש-Claude הגדיר שם אתם יכולים לשנות, וגם להפך.

משימות שנפתחות לבד

לא צריך לזכור לרשום כל דבר. אותות מכל רחבי העסק פותחים משימות לבד, עם הסימון ״נפתח אוטומטית״: לקוח שעוד מחכה לתשובה, הבטחה שהסוכן נתן בשיחה, תשלום שנכשל, ליד שאף אחד לא חזר אליו. לפני שנפתחת משימה, אפליקציית המשימות בודקת אם כבר יש משימה פתוחה על אותו עניין, כך שאותה שורה אף פעם לא מופיעה פעמיים, וכשסוגרים את המשימה נסגר רק אותו עניין.

החיבור

התקינו את התוסף של AssistantLabs מספריית התוספים של Claude (Customize ← Plugins ← Discover, חפשו AssistantLabs ולחצו Add), ואז הקלידו /al והתחברו בפעם הראשונה. גם קריאה וגם כתיבה בלוח מאושרות כברירת מחדל, כי שום דבר בלוח לא מגיע ללקוח. חיבור לקריאה בלבד לא רואה בכלל את הכלים שמשנים משימה.

כותבים סקריפטים משלכם? לאפליקציית המשימות יש גם API. צרו מפתח ב-Developer Center של אפליקציית סוכני AI ותנו לו הרשאת קריאה או כתיבה למשימות, או תנו לכלי שלכם להתחבר דרך אותו מסך חיבור. כל מפתח שייך לסביבת עבודה אחת ולא יכול להגיע לאף סביבה אחרת.

איך היא עובדת עם שאר האפליקציות שלכם

לאפליקציית המשימות יש אותה התחברות, אותה סביבת עבודה, אותו מיתוג ואותו מחליף אפליקציות כמו לכל שאר האפליקציות של AssistantLabs, וכאן נפגשות ההחלטות מכולן. האפליקציות שלכם מוסיפות ללוח עבודה ואישורים, הסוכנים שלכם פועלים עליו, ו-Claude מגיע לכל זה דרך חיבור אחד.

סוכני AI. הסוכן שלכם עונה ללקוחות, ואפליקציית המשימות שומרת את מה שיוצא מהשיחות. הבטחה שהסוכן נותן (״נחזור אליכם מחר״) הופכת למשימה שקשורה ללקוח ולשיחה, ועמוד המשימה מציג את השיחה ליד העבודה. כשהתיקון עולה לאוויר, הסוכן מנסח את ההודעה שמעדכנת את הלקוח. גם מפתחות ה-API של אפליקציית המשימות נוצרים ב-Developer Center של אפליקציית סוכני AI.
תורים. תור שצריך משהו מכם, בקשה מיוחדת, ביטול שצריך למלא, לקוח שלא הגיע, הופך למשימה מול אותו לקוח. בקשו מ-Claude לעבור על היומן של מחר ולהוסיף ללוח כל מה שצריך להכין.
מכירות. לידים שאף אחד לא חזר אליהם הופכים למשימות של חזרה ללקוח, ותהליך מכירה שמחכה לאישור שלכם מחכה לכם ב-Needs you. עבודת המכירות והחזרות ללקוחות נמצאות על לוח אחד, לפי לקוח.
מוקד שירות AI. פנייה שדורשת כמה ימים של עבודה הופכת למשימה שמקושרת לפנייה, ותהליך במוקד שירות AI יכול להעביר שלב שלו ישר ללוח. כשתהליך צריך את האישור שלכם, למשל להחזר כספי, האישור מגיע ל-Needs you ואתם מחליטים בלחיצה אחת.
CRM. כל משימה מציינת את הלקוח שלה כמו שהוא מופיע ב-CRM, כך שמסך Customers באפליקציית המשימות והכרטיס של הלקוח ב-CRM מספרים אותו סיפור: מה פתוח, מה נעשה, ולמה הוא מחכה. בקשו מ-Claude להביא את הכרטיס של הלקוח לפני שאתם מטפלים במשימה שלו.
שיווק. בשיווק שום דבר לא עולה לאוויר בלי האישור שלכם, והאישור הזה נמצא כאן. פוסטים, קמפיינים ושינויים באסטרטגיה שמחכים לאישור מגיעים ל-Needs you, ורעיונות שתרצו לחזור אליהם נכנסים ללוח כמשימות.

Claude מגיע רק לאפליקציות שסימנתם. בהתחברות אתם בוחרים, אפליקציה אחרי אפליקציה, מה Claude יכול לראות. לוח המשימות כלול תמיד, כי האישורים שלכם עוברים דרכו. סמנו גם את שאר האפליקציות, ו-Claude יוכל לקרוא בהן ולהפוך את מה שהוא מוצא למשימות. אפשר לשנות את זה אחר כך בלי להתחבר מחדש.

איך מתחילים

לוח שעובד אפשר להקים בכמה דקות. רוב ההגדרה היא שיחה.

פתחו את אפליקציית המשימות ממחליף האפליקציות בכל אפליקציה של AssistantLabs, או בכתובת tasks.assistantlabs.io. אם עוד אין לסביבת העבודה שלכם גישה, אפשר לבקש אותה באותו מסך.
חברו את Claude. התקינו את התוסף של AssistantLabs מספריית התוספים של Claude (Customize ← Plugins ← Discover, חפשו AssistantLabs ולחצו Add), ואז הקלידו /al והתחברו. השלבים נמצאים בחברו את הסוכן שלכם ל-Claude. הלוח תמיד חלק מהחיבור.
בקשו את הלשוניות שאתם רוצים, במילים שלכם: ״לשונית של מה שמחכה לאישור שלי, לפי קטגוריה״.
הוסיפו ללוח את המשימות הראשונות. עברו על כל מה שאתם סוחבים בראש וספרו ל-Claude על כל דבר, עם מי שביקש אותו. בקשו ממנו לסמן כ״מחכה לכם״ כל מה שצריך החלטה שלכם.
פתחו את אפליקציית המשימות פעם ביום, קראו את Catch up, ואז טפלו ב-Needs you במה שתקוע אצלכם.

מוכנים להתחיל? עברו על מתחילים עם משימות: כל שלב בשתי דרכים, עם Claude או באפליקציה.

לא בטוחים מה להוסיף קודם? התחילו בהבטחות: כל דבר שאתם או הסוכן שלכם אמרתם ללקוח שתעשו. אלה הדברים שהכי יקר לשכוח.

זה עזר לך?