מה אפשר להעביר לאוטומציה בעסק שלכם? מפה לפי סוג העסק

שני סוגי עבודה שממלאים לכם את השבוע

כשבעלי עסקים מדברים על אוטומציה, הם מתכוונים בדרך כלל לאחד משני דברים, וכדאי להפריד ביניהם. הראשון הוא לענות: לקוחות שואלים, ומישהו צריך להשיב. השני הוא ליזום: דברים שאתם אמורים להתחיל בעצמכם, ולרוב לא מגיעים אליהם.

• לענות. ״יש במלאי?״, ״יש משהו פנוי ביום חמישי?״, ״איפה ההזמנה שלי?״. זו העבודה של סוכן ה-AI, והוא עונה רק על מה שהוא יכול לבדוק: בחנות, ביומן, בגיליון או במערכת שלכם.
• ליזום. העגלה הנטושה שאף אחד לא חזר אליה. הלקוחה שהפסיקה להזמין. הליד שנעלם אחרי שקיבל מחיר. התזכורת לתור שלא יצאה, וההזמנה החוזרת שאף אחד לא הציע. אף אחד לא מבקש מכם לעשות את הדברים האלה, ובדיוק בגלל זה הם נופלים בין הכיסאות. את זה מעבירים לאוטומציה עם הודעות שיוצאות לבד ברגע הנכון: מסעות לקוח, פולואפ ותזכורות.

לענות חוסך לכם זמן. ליזום מחזיר כסף שהולך היום לאיבוד בלי שאף אחד שם לב: לקוח שלא שמע מכם לא מתלונן, הוא פשוט לא חוזר.

בהמשך, לפי סוג העסק: מה עונה, מה יוזם, ומה כדאי שיישאר אצלכם. רוב העסקים הם שניים מהסוגים האלה בבת אחת, אז קראו גם את הסוג הקרוב לשלכם.

חנויות אונליין: לענות, ולהחזיר עגלות

בחנות רואים את שני סוגי העבודה הכי ברור. השאלות חוזרות על עצמן כל היום, והכסף נמצא ביוזמה: עגלות שנשארו באמצע, לקוחות שקנו פעם אחת ולא חזרו.

לענות. מלאי, מחיר, מידה, סטטוס הזמנה. כל התשובות כבר נמצאות בממשק הניהול של החנות.

ב-WooCommerce המפתחות הם לקריאה בלבד: הסוכן בודק, ולא משנה אף מוצר, מחיר או הזמנה (השלבים נמצאים בחברו את חנות ה-WooCommerce שלכם). ב-Wix מתחבר הצ׳אט, לא הקטלוג, ולכן את המוצרים והמחירים הסוכן לומד מהאתר שלכם או מקטלוג שתנהלו אצלנו. אם הסוכן משתף פרטי הזמנה בכלל, זו החלטה שלכם, ואחד הגבולות שקובעים איתכם במפגש.

ליזום. כאן חנות על Shopify מרוויחה הכי הרבה: הודעות וואטסאפ אוטומטיות שיוצאות לבד לקבוצות של לקוחות מהחנות.

ב-AssistantLabs זה נקרא מסעות לקוח, והם חלק ממוצר המכירות. הרשימות מגיעות מהחנות בזמן אמת (עגלות נטושות, לקוחות VIP, לקוחות שלא קנו מזמן) ומתעדכנות לבד, כך שכל מסע יוצא לאנשים הנכונים. שלב במסע יכול לכלול הודעה שה-AI כותב, כרטיס מוצר או קוד הנחה, וכשהשיחה פתוחה גם קישור אחד שמחזיר את הלקוח לתשלום, עם הפריטים כבר בעגלה. ברגע שהלקוח עונה, הרצף נעצר והסוכן ממשיך מכאן: עונה, בודק מלאי וסוגר את המכירה על אותו מספר.

תורים ופגישות: היומן, ומי שלא מגיע

קליניקות, מספרות, מאמנים, יועצים: כל מי שמוכר את הזמן שלו. לענות זה ״יש משהו פנוי ביום חמישי?״. ליזום זו התזכורת שמונעת כיסא ריק.

לענות. התשובה נמצאת ביומן.

ליזום. העבודה שאף אחד לא מבקש, עד שהכיסא ריק.

התזכורת היא האוטומציה שמונעת תורים ריקים. מי שלא מגיע הוא בדרך כלל לקוח ששכח, ואחר כך הרגיש לא נעים להתקשר, לא לקוח ששינה את דעתו. הודעה אחת עם לינק להזזה הופכת את זה לשעה חדשה במקום כיסא ריק.

אם היומן שלכם נמצא ב-Google Calendar, הוא נשאר שם. מערכת התורים מסתנכרנת איתו לשני הכיוונים: התורים מופיעים ב-Google Calendar שלכם, והאירועים האישיים שכבר נמצאים בו, כמו הסעה לבית הספר או רופא שיניים, חוסמים את השעות האלה. הכללים שלכם חלים בכל מקום: שעות פתיחה, רווח בין תורים, כמה זמן מראש אתם צריכים, ועד כמה רחוק מותר לקבוע.

עוד אין לכם מערכת תורים? מערכת התורים היא שלנו: שירותים עם משך ומחיר, שעות פתיחה, עמוד קביעת תורים שאפשר לשתף, תזכורות, והסוכן שקובע תורים בתוך הוואטסאפ. אפשר להקים אותה באותו מפגש. איך זה עובד.

לידים והצעות מחיר: נדל״ן, קבלנים ושירותים לעסקים

כאן השיחה כמעט אף פעם לא נגמרת במכירה. היא נגמרת בליד: לקוח שרוצה לראות דירה, לקבל הצעת מחיר, או שיחזרו אליו. לענות זה השאלות הראשונות. ליזום זה כל מה שבא אחרי, ושם לידים הולכים לאיבוד: אף אחד לא חזר אליהם.

לענות. חלק מהתשובות נמצאות ברשימה שאתם מעדכנים, וחלק אצלכם.

ליזום. כאן עסק שחי מלידים מרוויח או מפסיד.

דירות או נכסים כדאי להחזיק בגיליון Google: ״3 חדרים עם חניה״ מוצא את השורות הנכונות, וכשדירה מושכרת אתם מסמנים אותה, ותוך כמה דקות הסוכן מפסיק להציע אותה (חברו גיליון Google). הצעת מחיר בדרך כלל צריכה אתכם, וזה בסדר. מה שהסוכן כן עושה: הבקשה לא נעלמת ברשימת השיחות (לא לפספס אף בקשה להצעת מחיר, הגדירו התראות וואטסאפ). וליד שנעלם מקבל פולואפ. לרצף ארוך יותר, אותם מסעות לקוח שחנות משתמשת בהם יכולים להזיז עסקה שנתקעה, מתוך רשימה ב-CRM שלכם.

לאן הליד צריך להגיע? כבר עובדים ב-Monday? אנשי הקשר והשיחות נכנסים ללוחות שלכם. אין לכם CRM בכלל? ה-CRM של AssistantLabs ממלא את עצמו מהשיחות, בלי ייבוא ובלי טפסים. עובדים עם CRM שאין לנו חיבור ישיר אליו? ראו כשאין חיבור.

מערכת משלכם: תוכנת ניהול, ERP, מערכת לקליניקה

הרבה עסקים עובדים עם תוכנה שאף אחד מחוץ לתחום לא שמע עליה: מערכת עבודות של מוסך, תוכנת ניהול של קליניקה, ERP של מפיץ. היא אף פעם לא תופיע כלוגו בדף אינטגרציות. ועדיין אפשר לחבר אותה, אם יש לה API.

API הוא מעין דלת שהתוכנה שלכם משאירה פתוחה לתוכנות אחרות. אם יש לה כזאת, מחברים במפגש אינטגרציה מותאמת: הסוכן מקבל יכולת חדשה, למשל ״לבדוק סטטוס של תיקון״, ושואל את המערכת שלכם ישירות תוך כדי שהוא עונה. שום דבר לא מועתק ולא מיובא: התשובה מגיעה מהמערכת שהצוות שלכם כבר מעדכן.

השורה האחרונה היא יוזמה, שהמערכת שלכם עושה בעצמה. היא כבר יודעת ברגע שהזמנה יוצאת, תיקון מסתיים או חשבונית מוכנה. במקום לחכות שהלקוח ישאל, היא יכולה לשלוח את עדכון הוואטסאפ בעצמה, דרך ה-API שלנו, כתבנית וואטסאפ מאושרת. וואטסאפ גובה על כל הודעת תבנית, אז שלחו את אלה שלקוחות באמת רוצים לקבל. מי שמתפעל אצלכם את המערכת ממלא שלושה פרטים בטופס webhook, וכל השאר נמצא בשלחו עדכון וואטסאפ מהמערכת שלכם.

מייל אחד לפני המפגש. שאלו את הספק של התוכנה: ״יש לכם API, ואפשר לקבל גישה?״. התשובה קובעת אם זו עבודה למפגש או משהו שנשאר אצל בן אדם, והרבה יותר טוב לדעת את זה לפני שהשעה מתחילה.

כשאין דרך להתחבר, ומה כדאי שיישאר אצלכם

חלק מהמערכות לא מופיעות בדף האינטגרציות ואין להן API: תוכנה ישנה שמותקנת על מחשב אחד במשרד, פורטל של ספק, יומן נייר. הסוכן לא יכול לבדוק בהן כלום. ועדיין יש שתי אפשרויות.

• שלחו החוצה את מה שקורה בשיחה. Webhooks שולחים הודעה לכל כתובת ברגע שמשהו קורה: שיחה חדשה, תגית שנוספה או הוסרה, איש קשר שהתעדכן. Make מקבל את זה ומעביר הלאה ליותר מ-1,000 אפליקציות, כולל מערכות CRM שאין לנו חיבור ישיר אליהן, כמו Pipedrive, HubSpot או Zoho. ככה הסוכן עדיין לא יכול לבדוק דברים, אבל הליד מגיע לאן שהוא צריך להגיע.
• השאירו את זה אצל בן אדם. אם שום דבר לא מגיע למערכת, השאלות שצריכות אותה נשארות אצלכם, והסוכן מעביר אותן אליכם במקום לענות בלי המידע.

ויש דברים שכדאי שיישארו אצלכם גם כשכל המערכות מחוברות:

• תלונות. לקוח כועס רוצה בן אדם. הסוכן מתייג את השיחה, ואתם מקבלים הודעת וואטסאפ כשהעניין עוד טרי.
• החזרים כספיים. כסף שחוזר ללקוח הוא החלטה שלכם, ולכן הסוכן מעביר אליכם את הבקשה בלי להבטיח כלום.
• חריגות במחיר. הנחה מעבר למה שאתם נותנים בדרך כלל, מחיר מיוחד להזמנה גדולה. הסוכן עונה לפי המחירון שלכם, וכל מה שמחוץ לו עובר אליכם.
• לקוח שמבקש אתכם בשם. יש לקוחות שרוצים לדבר עם בעל העסק, וכדאי שיקבלו אותו.

המפה שלכם, בחמש דקות

לא צריך להכיר אף אחד מהשמות בעמוד הזה כדי לעשות את זה נכון. צריך את השבוע שעבר, ושתי רשימות.

• רשימה אחת: שאלות שעניתם עליהן שלוש פעמים ויותר. גללו אחורה בוואטסאפ של השבוע שעבר. לצד כל שאלה, רשמו איפה בדקתם את התשובה: בחנות, ביומן, בגיליון, במערכת שלכם, או בראש שלכם.
• רשימה שנייה: דברים שהתכוונתם להתחיל ולא הספקתם. העגלה שלא חזרתם אליה, הצעת המחיר שאף אחד לא עקב אחריה, הלקוח שרציתם לבדוק מה שלומו, התזכורת שלא שלחתם.
• הקיפו את מה שעלה לכם הכי הרבה, בזמן או בכסף. את זה מחברים ראשון.
• סמנו כל מה שלא צריך לצאת בלעדיכם. אלה הגבולות שלכם.

הביאו את שתי הרשימות למפגש. החלק השני של מפגש ההטמעה הוא בדיוק המפה הזאת, יחד עם מומחה AI, ומה שהקפתם הוא מה שמחברים ראשון, באותה שעה.

שני דברים במקום הראשון? בחרו את זה שהכי תשמחו לא לחשוב עליו יותר אף פעם. ועוד דרך להחליט נמצאת במאיזו עבודה להתחיל את האוטומציה.