בשביל מה מוקד השירות
סוכן ה-AI שלכם עונה ללקוחות בוואטסאפ, באינסטגרם, במסנג׳ר, בטלגרם, במייל ובאתר. מוקד שירות AI מנהל את כל מה שמסביב: כל שיחה נכנסת כפנייה, הפניות השגרתיות נסגרות לבד, ומה שצריך נציג מגיע לאיש הצוות הנכון, עם סיכום בראש הפנייה.
הוא בשבילכם אם משהו מזה מוכר לכם:
- אתם גוללים בצ׳אטים כדי למצוא את מה שמחכה לכם. הסוכן עונה על רוב השיחות, אבל אי אפשר לראות במבט אחד אילו לקוחות עדיין מחכים.
- כמה אנשים בצוות עונים ללקוחות. צריך לדעת מי מטפל באיזו שיחה, להעביר כל פנייה לאיש הצוות המתאים, ולהשאיר הערות אחד לשני.
- יש בקשות שצריכות יותר מתשובה. החזר כספי שמישהו צריך לאשר, חשבונית שמישהו צריך לתקן, תזכורת שהעבודה עוד לא נעשתה.
תיבה אחת לכל השיחות
וואטסאפ, אינסטגרם, מסנג׳ר, טלגרם, מייל והצ׳אט באתר נכנסים כולם לאותה תיבה. כשהלקוח כותב שוב, ההודעות החדשות נכנסות לאותה פנייה, ולקוח שפתח באינסטגרם והמשיך בוואטסאפ נשאר פנייה אחת עם היסטוריה אחת.
- כותרת וסיכום לכל פנייה. ה-AI כותב אותם ברגע שהפנייה נפתחת, בשפה שבה הלקוח כתב: מה הוא צריך ומה כבר קרה. לידם מופיעים פרטי הלקוח, הפניות הקודמות שלו והיסטוריית ההזמנות, כך שכל אחד בצוות נכנס לפנייה תוך שניות.
- רשימות ותצוגות שמחלקות את העבודה. ב״ממתינות לטיפולך״ נמצא מה שמחכה לנציג, ב״AI מטפל״ נמצא מה שהסוכן עדיין עונה עליו, לכל ערוץ יש רשימה משלו, וגם לפניות שנסגרו מחוץ לשעות הפעילות. תצוגות של משויכות אליי, לא משויכות, באיחור, הועברו לנציג, AI מושהה ומסומנות בכוכב מצמצמות עוד. אפשר למיין לפי מי שמחכה הכי הרבה זמן או לפי עדיפות, לקבוע עדיפות לכמה פניות בבת אחת, ולעבור בין פניות עם החיצים במקלדת.
- עונים בערוץ של הלקוח. התשובה שלכם יוצאת איפה שהלקוח כתב. ברגע שאתם עונים, הסוכן מושהה בשיחה הזאת כדי שלא תדברו אחד על השני, ובלחיצה אחת הוא חוזר לענות. בוואטסאפ, אחרי 24 שעות מההודעה האחרונה של הלקוח עוברת רק תבנית מאושרת: הפנייה מציגה את זה, ואתם בוחרים תבנית ושולחים אותה ישר מתיבת התשובה.
- הערות פנימיות. השאירו הערה על פנייה, או הצמידו אותה להודעה מסוימת, שרק הצוות שלכם רואה.
- שיוך, עדיפות ונושא. קחו פנייה אליכם, קחו אותה מאיש צוות אחר או שייכו אותה לכל אחד, קבעו עדיפות מנמוכה ועד קריטית, ותייקו אותה תחת נושא.
- פניות שאתם פותחים בעצמכם. שיחת טלפון, אימייל, משהו שאיש צוות שם לב אליו. פתחו פנייה ידנית, קשרו אותה לאיש קשר וטפלו בה עם הערות.
אתם בוחרים אילו שיחות נכנסות
בחרו ערוצים בהגדרות > סוכן, ואפשר לצמצם עוד: רק שיחות שיש עליהן תגיות מסוימות. אלה התגיות שהסוכן שם על שיחות, או שהצוות שלכם מוסיף בתיבה של אפליקציית סוכני AI. בחיבור הראשון מוקד השירות מכניס את השיחות האחרונות של הסוכן (עד 20), כך שהתיבה לא מתחילה ריקה. אם שיניתם תגיות או ערוצים בסוכן, ״סנכרון מחדש מ-Agents״ בתפריט סביבת העבודה מעדכן את מוקד השירות.
התחילו בקטן. אם רוב השיחות של הסוכן אף פעם לא צריכות נציג, הכניסו בהתחלה רק שיחות עם תגית, למשל תלונות או הזמנות. איך הסוכן מתייג שיחות מוסבר בהגדירו תגיות.
אנשי קשר
לכל לקוח שכותב יש איש קשר, עם הפניות שלו, התגיות וההערות של הצוות, על אותה רשומת לקוח שה-CRM ושאר האפליקציות שלכם משתמשים בה. פרטים שהסריקה הלילית מזהה בשיחה, כמו אימייל או שם חברה, נוספים לבד. בכל איש קשר תראו:
- המספרים שחשובים. סך הפניות והפניות הפתוחות, ציון שביעות רצון ממוצע, זמן תגובה ראשונה ממוצע ושווי לקוח לאורך זמן.
- מצב הלקוח. תקין, בסיכון או דורש תשומת לב, לפי מצב הרוח וההיסטוריה שלו, כדי שתזהו לקוח שעומד לעזוב.
הוסיפו איש קשר בעצמכם מעמוד אנשי הקשר, או ייבאו אותם מחנות ה-Wix שלכם.
סגירה אוטומטית, יעדי SLA ושעות פעילות
רוב הפניות הן אותן שאלות: החזרות, תורים, שעות פתיחה, סטטוס הזמנה. הסוכן עונה עליהן בטון שלכם, בכל שפה, וסוגר את הפנייה עם תיעוד מלא, כך שהצוות רואה רק את מה שבאמת צריך אותו.
בנוסף, כל לילה מוקד השירות עובר על הפניות הפתוחות שבהן הסוכן כתב אחרון, ומחליט אילו מהן הסתיימו:
- סוגר את מה שטופל. אם הלקוח קיבל תשובה, הפנייה נסגרת, ושורה בתוך הפנייה מסבירה למה.
- מסמן את מה שעדיין צריך נציג. כל מה שלא ברור, שהלקוח לא מרוצה ממנו או שלא נענה עובר ל״ממתינות לטיפולך״, עם הסיבה, ומחכה לכם ממוין בבוקר.
- משלים את הפרטים. כל פנייה שנבדקת מקבלת עדיפות, הערכה של מצב הרוח של הלקוח, נושא ושפה, כך שמה שדחוף ומי שלא מרוצה עולים לראש הרשימה. הנושאים מגיעים מהרשימה שלכם בהגדרות > נושאים ותגיות, ולכל נושא אפשר לתת צבע ואייקון. הסריקה מוסיפה נושאים חדשים שהיא מוצאת, ולא נוגעת בנושא שמישהו קבע ידנית.
פנייה שבה הלקוח כתב אחרון אף פעם לא נסגרת בסריקה: מישהו חייב לו תשובה. אם אתם מעדיפים לסגור הכול בעצמכם, כבו את הסריקה בהגדרות > כלים והרשאות. הסריקה מניחה: היא אף פעם לא שואלת את הלקוח אם הכול תוקן, ואם פנייה שנסגרה התבררה כטעות, ההודעה הבאה של הלקוח פותחת פנייה חדשה.
יעדי SLA
בהגדרות > מדיניות SLA קבעו תוך כמה זמן פנייה צריכה לקבל תשובה ראשונה ותוך כמה זמן היא צריכה להיסגר: ברירת מחדל לכל הפניות, ויעדים משלה לכל עדיפות. ה-SLA כבוי עד שאתם מפעילים אותו. אחרי שהפעלתם, כל פנייה מציגה ספירה לאחור, כמו ״תשובה בעוד 20 דק׳״ או ״באיחור של שעה״, ומה שהכי קרוב ליעד עולה לראש הרשימה. תשובה של הסוכן נחשבת תשובה ראשונה, בדיוק כמו תשובה של נציג.
שעות פעילות
בהגדרות > שעות פעילות קבעו את הלוח השבועי (יש תבניות מוכנות, כולל ראשון עד חמישי) ואת התאריכים שבהם אתם סגורים. החגים המוצעים מוסיפים בלחיצה. השעות שלכם משפיעות על כל מוקד השירות:
- שעון ה-SLA סופר רק שעות פתוחות. פנייה שנכנסת ביום שישי בערב לא נכנסת לאיחור בסוף שבוע שבו אתם סגורים.
- הלקוחות מקבלים תשובה כנה. מחוץ לשעות הפעילות הסוכן אומר מתי תחזרו, למשל ״נחזור אליכם ב-9 בבוקר״, במקום שתיקה או הבטחה שאף אחד לא יקיים. הפעילו הודעה אוטומטית להודעה הראשונה שמגיעה כשאתם סגורים, וכתבו אותה בעצמכם.
- אתם מחליטים במה הסוכן מטפל כשאתם לא בעבודה. תנו לו לענות על שאלות חיוב, הזמנות וחשבון מחוץ לשעות ולהעביר הלאה את השאר, והוסיפו תגית לכל פנייה שנכנסת כשאתם סגורים.
- מה שנסגר מחוץ לשעות נשמר בנפרד. פניות שנסגרות ביום שבו אתם סגורים נכנסות לרשימה משלהן, כדי שתוכלו לעבור עליהן כשתחזרו.
ניתוב: כל פנייה מגיעה לאיש הצוות הנכון
כשפנייה צריכה נציג, מוקד השירות מעביר אותה לבד לאיש הצוות המתאים, לפי ערוץ, תגית או השעות שבהן היא נכנסת. אף אחד לא צריך לשבת ולמיין את התור, ושום פנייה לא נשארת בלי שיוך.
בהגדרות > כללי ניתוב כתבו את הכללים פעם אחת. כל כלל קובע מתי הוא חל ומה קורה:
- מתי. הערוץ שממנו הגיעה הפנייה, תגית על הפנייה או על איש הקשר, והשעות שבהן היא נכנסת.
- מה קורה. שיוך לאדם אחד או לצוות שמתחלק בפניות לפי תור, פנייה לכל אחד, קביעת עדיפות והוספת תגיות.
- לפי הסדר. הכללים נבדקים מלמעלה למטה, והראשון שמתאים קובע. אפשר להשהות כלל בלי למחוק אותו, לשכפל כלל כדי להתחיל את הבא, ולבדוק פנייה מחדש כשהיא משתנה.
את הצוותים מגדירים באותו עמוד. כל השיחה עוברת יחד עם הפנייה, כך שמי שמקבל אותה מתחיל עם התמונה המלאה.
מה הסוכן רשאי לעשות: הרשאות, הזמנות ותהליכים
סוכן שיחה מדבר עם כולם, ובדיוק בגלל זה הוא לא צריך לראות הכול. מוקד השירות הוא שכבת השליטה: הוא קובע מה כל סוכן רואה ועל מה הוא רשאי לפעול, משאיר פעולות רגישות לנציג אנושי, ושומר תיעוד של כל אחת מהן.
הרשאות ומגבלות
- פעולות רגישות רצות כתהליך. החזר כספי או ביטול לא קורים באמצע שיחה. הם שלב בתהליך שמחכה לאישור של אדם, והסוכן מבטיח ללקוח רק את מה שהתהליך אומר.
- מגדירים פעם אחת, וזה חל בכל ערוץ. אותן הגדרות חלות על הסוכן בכל מקום שבו הוא מדבר.
- תפקידים. מנהלים משנים הגדרות, חברי צוות מטפלים בפניות.
- תיעוד של הכול. כל פעולה רגישה נרשמת ביומן הביקורת, כולל מה ששונה דרך Claude.
בהגדרות > כלים והרשאות מוקד השירות משפיע על הסוכן עצמו. כל מה שמשנה את התנהגות הסוכן מסומן שם.
תשובות לשאלה ״איפה ההזמנה שלי?״
אם חנות ה-Shopify, ה-eShop או ה-WooCommerce שלכם מחוברת, כאן תחליטו אם הסוכן עונה על שאלות הזמנה מתוך החנות. זה כבוי עד שאתם מפעילים. אחרי ההפעלה בחרו:
- כמה הוכחה נדרשת. רק לקוחות מזוהים (ברירת המחדל: הטלפון או האימייל בהזמנה חייבים להתאים לפונה), מספר הזמנה מספיק, או לא לענות ולהעביר כל שאלת הזמנה לנציג.
- מה הסוכן מוסר ללקוח. כל אחד מאלה: סטטוס הזמנה, סטטוס תשלום, תאריך הזמנה, סכום, פריטים, מספר מעקב ופרטי משלוח.
- מגבלה יומית. כשמספר הזמנה מספיק, קבעו על כמה הזמנות שונות שיחה אחת יכולה לשאול ביום.
הדף מראה, לכל חנות, אם הסוכן עונה ללקוחות ברגע זה. מעבר לתשובות, החזר כספי רץ כשלב בתהליך שמחכה לאישור שלכם, ואף פעם לא ישר מהשיחה.
מתגים שמשנים את הסוכן
- העברת שיחה לנציג אנושי. הסוכן יכול להגיד ללקוח שהוא מעביר אותו לנציג, והפנייה עוברת ל״ממתינות לטיפולך״ עם מה שהלקוח ביקש.
- החלת ההנחיות של מוקד השירות. שעות הפעילות, סגנון השירות שלכם והתשובות השמורות מתווספים למה שהסוכן כבר יודע. תשובות שמורות הן ניסוחים שאישרתם, והסוכן משתמש בהם בכל פעם שהמצב מתאים.
- הסוכן יכול להפעיל תהליכים. עוד עליהם בהמשך.
שני מתגים נוספים משפיעים רק על מוקד השירות עצמו: הפיכת שיחות לפניות, והסריקה הלילית. ואם אתם רוצים שנציג יראה כל תשובה לפני שהיא יוצאת, העבירו את הסוכן למצב טיוטה: הוא מנסח כל תשובה בתוך הפנייה, והצוות שולח אותה, עורך אותה או מדלג עליה.
תהליכים: מה קורה אחרי הבקשה
יש בקשות שצריכות שלבים, לא רק תשובה. בהגדרות > תהליכים סדרו את השלבים פעם אחת, והם רצים על הפנייה לבד. תהליך יכול:
- לשלוח הודעה ללקוח בערוץ שלו, עם תבנית וואטסאפ מאושרת למקרה שחלון 24 השעות כבר נסגר.
- לבקש אישור מבעל העסק בוואטסאפ או בלוח המשימות, מהצוות ב-Slack עם כפתור, או מהלקוח עצמו דרך קישור בצ׳אט שלו.
- לתת משימה לאיש צוות עם תזכורות, ולהעביר את הפנייה לנציג אם המשימה לא בוצעה בזמן.
- לבצע החזר ב-Shopify, מלא או חלקי, אם החיבור לחנות מאפשר החזרים. הוא אף פעם לא מחזיר כסף על אותה הזמנה פעמיים.
- לפנות למערכת שלכם דרך ה-API שלה, ולחכות לתשובה ממנה אם צריך.
- לעדכן את הפנייה: לסגור, להעביר לנציג, לקבוע עדיפות, להוסיף תגית או הערה פנימית. אפשר להוסיף המתנה בין שלבים, ושלב ״אם…״ לוקח מסלול אחר כשמשהו מתקיים.
הצוות שלכם יכול להפעיל תהליך מכל פנייה. אם תאפשרו, גם הסוכן יכול להפעיל תהליך כשבקשה מתאימה. לפני שהתהליך מתחיל, הסוכן מבקש מהלקוח את מה שהתהליך צריך, למשל מספר הזמנה. אפשר להגביל תהליך לערוצים, לנושאים או לתגיות מסוימים. כל הרצה מופיעה על הפנייה שלב אחרי שלב, ושם גם מאשרים, דוחים או מסמנים שמשימה בוצעה. כדי להתחיל מהר יש דוגמאות מוכנות, כמו אישור החזר כספי או עדכון פרטי חשבונית.
צוות ויומן ביקורת
בהגדרות > צוות והרשאות הזמינו אנשי צוות במייל, או הוסיפו מי שכבר יש לו חשבון AssistantLabs, כמנהלים או כחברי צוות. רק מנהלים משנים הגדרות, ויומן הביקורת בהגדרות > יומן ביקורת רושם כל פעולה רגישה: מי עשה אותה, מה השתנה ומתי. שם סביבת העבודה ואזור הזמן נמצאים בהגדרות > כללי, וכל השעונים במוקד השירות עובדים לפי אזור הזמן הזה.
דף הבית, דוחות וסיכום יומי
המספרים שצריך כדי לנהל את מוקד השירות, בלי גיליון אלקטרוני.
- דף הבית. כמה פניות פתוחות, כמה עברו את יעד ה-SLA, כמה נסגרו השבוע וכמה מהן סגר ה-AI, זמן התגובה הראשונה החציוני, ציון שביעות הרצון, ומה מחכה לכם עכשיו.
- דוחות. לשונית הדוחות מראה כמויות, זמני תגובה, שביעות רצון וכמה מהפניות ה-AI סגר, כדי שתראו מה הסריקה הלילית והיעדים שלכם עושים.
- שאלו את Claude. עם התוסף של AssistantLabs ב-Claude, שאלו מי מחכה ולמה, מה באיחור, או על מה לקוחות שאלו השבוע.
/al-waitingמציג את כל מי שעדיין מחכה לתשובה, עם טיוטות, ו-/al-dailyנותן את היום במסך אחד. תזמנו אותו ב-Claude לסיכום בכל בוקר.
מוקד השירות עצמו מדבר בשפה שלכם: עברית, אנגלית, ערבית, ספרדית, פורטוגזית או וייטנאמית, לפי בחירה של כל איש צוות בהגדרות החשבון שלו, יחד עם אזור הזמן האישי.
עובד יחד עם שאר האפליקציות
כל האפליקציות של AssistantLabs עובדות עם אותו חשבון, אותה כניסה ורשומה אחת לכל לקוח, ועוברים ביניהן ממחליף האפליקציות. ככה מוקד השירות עובד עם כל אחת מהן.
- סוכני AI. זה החיבור שכל השאר נשען עליו. מוקד השירות עובד מעל הסוכן שאתם בוחרים, והשיחות שלו הופכות לפניות שלכם. את הערוצים עצמם, עם הודעת הפתיחה, הטון והשפות, מגדירים על הסוכן באפליקציית סוכני AI, והידע של הסוכן הוא מה שמאפשר לו לסגור פניות לבד. התגיות של הסוכן קובעות מה מגיע לתיבה. תשובה ממוקד השירות משהה את הסוכן בשיחה, וסגירת הפנייה מחזירה לו את השיחה. שעות הפעילות, סגנון השירות, התשובות השמורות, ההרשאות, ההעברה לנציג והתהליכים מגיעים לסוכן מכאן. עוד באפליקציית סוכני AI.
- תורים. ״אפשר להזיז את התור שלי?״ היא פנייה שנסגרת לבד: הסוכן מזיז את התור ביומן של אפליקציית התורים תוך כדי השיחה, מאשר אותו מול הלקוח, והפנייה נסגרת עם המועד החדש מתועד. התורים, הביקורים והאי-הגעות של הלקוח נמצאים על אותה רשומה כמו הפניות שלו, כך שמי שמטפל בתלונה רואה את התור שהיא עוסקת בו.
- מכירות. לקוחה אחת, מסלול אחד. אפליקציית המכירות מזכירה לה להשלים את ההזמנה; כשהמשלוח מתעכב, מוקד השירות עונה על ״איפה ההזמנה שלי?״ ומעדכן אותה עד שהיא מגיעה; ואז אפליקציית המכירות שולחת בקשה לביקורת ותזכורת להזמנה חוזרת. שתיהן עובדות על אותו חיבור Shopify ועל אותה רשומת לקוח, כך שלקוח עם תלונה פתוחה גלוי לפני שמסלול מכירה פונה אליו.
- CRM. ה-CRM הוא הזיכרון המשותף של כל הפלטפורמה. מוקד השירות קורא וכותב לאותה רשומת לקוח: פניות, הערות ומה שהסריקה הלילית לומדת נכנסים לציר הזמן של הלקוח ב-CRM, וכל פנייה נפתחת עם כל ההיסטוריה, החברה והשדות המותאמים שלו. לקוח אחד, היסטוריה אחת, בלי כפילויות.
- שיווק. אפליקציית השיווק מביאה לקוחות, ומוקד השירות תומך בהם, על אותה רשומת לקוח, כך שלקוח שהגיע מקמפיין מגיע למוקד השירות עם ההיסטוריה הזאת. והנושאים שלקוחות שואלים עליהם הכי הרבה חוזרים לשיווק: כש-Claude מחובר, שאלו על מה לקוחות התלוננו השבוע, ובקשו פוסט או מייל שעונה על זה.
- משימות. כל האישורים שלכם עוברים דרך אפליקציית המשימות. כשתהליך צריך את האישור שלכם, למשל החזר מעל המגבלה, הוא מגיע ללוח המשימות שלכם ליד כל מה שמחכה להחלטה שלכם, ואתם מאשרים או דוחים בלחיצה אחת. משימות שתהליך נותן לצוות מופיעות שם גם הן, והפנייה ממשיכה ברגע שהן בוצעו.
החנות, Slack ו-Claude
- Shopify, eShop ו-WooCommerce, דרך חיבור משותף אחד. מחברים את החנות פעם אחת, בהגדרות הסוכן באפליקציית סוכני AI. מוקד השירות משתמש באותו חיבור, וגם אפליקציית המכירות, כך שאין מה לחבר פעמיים. ההזמנות של הלקוח מופיעות על הפניות ועל איש הקשר שלו, אפשר לחפש הזמנה לפי מספר, ואפשר לייבא את אנשי הקשר מ-Wix בהגדרות > אינטגרציות. מוקד השירות מוסיף את הכללים לתשובות על הזמנות, את ההרשאות ואת שלב ההחזר.
- Slack. חברו ערוץ Slack, ותהליכים יוכלו לפרסם בו בקשות אישור עם כפתור, עדכונים לצוות ותזכורות למשימות.
- Claude. התקינו את התוסף של AssistantLabs מספריית התוספים של Claude (Customize ← Plugins ← Discover, חפשו AssistantLabs ולחצו Add), ואז הקלידו
/alוהתחברו בפעם הראשונה. מוקד השירות הוא אחת האפליקציות שהוא מגיע אליהן: שאלו מי מחכה ולמה, בקשו לסגור פנייה, להעביר אותה לנציג, לשייך אותה או להוסיף לה הערה, להשהות את הסוכן בשיחה, לחפש ולהוסיף אנשי קשר, לאשר שלב בתהליך, לשנות הגדרות כמו שעות פעילות, ניתוב, יעדי SLA או סגנון השירות של הסוכן, ולבנות תהליכים, הכול בשפה פשוטה. ראו חברו את הסוכן שלכם ל-Claude.
איך מתחילים
הסדר חשוב, כי מוקד השירות יכול להציג רק את מה שהסוכן שלכם כבר מקבל.
- ודאו שיש סוכן שעונה בערוץ. מוקד השירות צריך סוכן של AssistantLabs שמחובר לפחות לערוץ אחד. אם עוד אין לכם, התחילו בחברו וואטסאפ לסוכן.
- פתחו את מוקד השירות. היכנסו ל-helpdesk.assistantlabs.io, או בחרו בו ממחליף האפליקציות, עם אותו חשבון. אם האפליקציה עוד לא פתוחה בחשבון שלכם, יופיע מסך בקשת גישה: שלחו את הבקשה ואנחנו נפתח אותה.
- חברו את הסוכן. בחרו את הסוכן שלכם, והשיחות האחרונות שלו ייכנסו כפניות.
- בחרו מה נכנס. בהגדרות > סוכן, בחרו ערוצים, ואם תרצו, רק שיחות עם תגיות מסוימות.
- הגדירו שעות פעילות, נושאים וניתוב. מלאו את הגדרות > שעות פעילות, הגדרות > נושאים ותגיות והגדרות > כללי ניתוב. הפעילו יעדי SLA אם אתם רוצים למדוד זמני תגובה.
- החליטו מה הסוכן רשאי לעשות. בהגדרות > כלים והרשאות, החליטו על תשובות להזמנות ועל העברה לנציג. אחר כך בנו תהליך אחד לבקשה שחוזרת אצלכם הכי הרבה, והזמינו את אנשי הצוות.
הסריקה הראשונה רצה מיד. ברגע שאתם מתחברים, מוקד השירות מריץ על השיחות שנכנסו את אותה סריקה שהוא מריץ כל לילה, כך שהתיבה כבר מראה מה טופל ומה עדיין מחכה לכם. מעדיפים שיגדירו לכם? הצוות שלנו יכול להקים איתכם את כל סביבת העבודה.