אפליקציית התורים: מה היא עושה, ואיך היא עובדת עם שאר האפליקציות שלכם

בשביל מה אפליקציית התורים

אפליקציית התורים היא יומן לכל עסק שהיום שלו בנוי מתורים: מספרות וברברים, קליניקות ומטפלים, סטודיו ושיעורים, מאמנים, מורים פרטיים ויועצים, שירות בבית הלקוח, מוסכים ומעבדות תיקון. היא גם מקבלת הזמנות לפי לילות, לווילה, לבקתה או לחדר אירוח.

ללקוחות יש ארבע דרכים להגיע ליומן, וכולן נוחתות באותו מקום ועובדות לפי אותם כללים:

• עמוד קביעת התורים שלכם. עמוד בכתובת משלכם, שבו הלקוח בוחר שירות ושעה פנויה. בלי להוריד אפליקציה ובלי לפתוח חשבון.
• סוכן ה-AI שלכם. לקוח שואל בוואטסאפ, באינסטגרם, במסנג׳ר או בצ׳אט באתר, והסוכן בודק את היומן האמיתי וקובע את התור בתוך השיחה.
• Claude או ChatGPT. אתם שואלים ״איך נראה יום חמישי?״, ״תעביר את יוסי לבוקר״ או ״תחסום את שישי אחר הצהריים״, והוא קורא וכותב באותו יומן.
• האפליקציה עצמה. לקוח שנכנס מהרחוב או שיחת טלפון: לחצו על משבצת פנויה, הקלידו שם, וזהו.

על כל תור כתוב מאיפה הוא הגיע: נקבע אונליין, על ידי הסוכן, על ידיכם באפליקציה, דרך ה-API או דרך Claude. והיומן הוא לא סוף הסיפור: כל תור נוחת על הכרטיס של הלקוח ב-CRM, שהסוכן, אפליקציית המכירות ומוקד שירות AI קוראים כולם.

היומן, השירותים והכללים

לפני שלקוחות קובעים, האפליקציה צריכה לדעת שלושה דברים: מה אתם מוכרים, מתי אתם עובדים, ואיך אתם אוהבים שהיום שלכם ירוץ.

שירותים. לכל שירות יש שם, משך ומחיר (השאירו את המחיר ריק, והעמוד יציג ״מחיר בתיאום״). אפשר להוסיף לו גם:

• קטגוריה, כמו ״תספורות״ או ״צבע״. היא מקבצת את השירותים בעמוד ונותנת להם צבע ביומן.
• הערה על מה להביא, כמו ״להגיע עם שיער יבש״ או ״להביא הפניה״. הלקוח מקבל אותה עם אישור התור.
• פגישה אונליין. לייעוץ בווידאו, הוסיפו את לינק הפגישה פעם אחת, והוא נכנס לכל אישור של השירות הזה.
• ניסוח משלו בכל שפה. את השם, התיאור וההערה על מה להביא אפשר לכתוב לכל שפה בנפרד, כך שלקוח דובר אנגלית קורא אותם באנגלית, והיומן שלכם שומר על השם שאתם נתתם לשירות.

מתחילים מאפס? כשאין עדיין שירותים, לחיצה אחת טוענת דוגמה של מספרה שאפשר לערוך, כדי לראות איך הכול מתחבר לפני שאתם מקלידים את שלכם. מסך השירותים מראה גם כמה פעמים כל שירות הוזמן החודש וכמה הוא הכניס.

פרטי העסק. בהגדרות: שם העסק והתיאור שלקוחות רואים בראש העמוד, הכתובת והטלפון, המטבע ואזור הזמן. הכתובת והטלפון נכנסים להודעות, ואזור הזמן הוא השעון שלפיו כל היומן עובד.

שעות פתיחה וכללים. הגדירו שעות לכל יום בשבוע. יום בלי שעות הוא יום סגור, ושני חלונות באותו יום יוצרים הפסקה. אחר כך מגיעים הכללים שהופכים את שעות הפתיחה לשעות שלקוח באמת יכול לקבוע:

• כל כמה זמן מתחיל תור פנוי, למשל כל 30 דקות.
• רווח אחרי כל תור, כדי שלא תרוצו מלקוח ללקוח.
• התראה מינימלית מראש, כדי שאף אחד לא יקבע תור שמתחיל בעוד חמש דקות.
• עד כמה רחוק קדימה אפשר לקבוע.
• כמה לקוחות במקביל: רק אתם, שני כיסאות, שלושה חדרים.
• ימים חריגים: חג סוגר את כל היום, ויום מקוצר לפניו מחליף את השעות הרגילות רק בתאריך הזה, עם הערה שמסבירה למה.

היומן. שבוע, יום, חודש או רשימה פשוטה. גררו תור כדי להזיז אותו, והכללים בודקים את השעה החדשה ברגע שאתם משחררים. שעות סגורות מסומנות, כך שהפסקת הצהריים נשארת פנויה, והאירועים מ-Google Calendar מופיעים כתפוסים. צריכים אחר צהריים לעצמכם? חסמו אותו, ואף אחד לא יוכל לקבוע בו. מעל היומן, ארבעה מספרים מראים איך היום מתקדם: כמה תורים יש היום וכמה עוד לפניכם, המשבצת הפנויה הבאה, כמה מהזמן של היום כבר תפוס, ומה כבר קבוע בימים הקרובים.

לחצו על תור כדי לראות את הלקוח, השירות, השעה והמחיר, מאיפה התור נקבע, ואת כל ההיסטוריה שלו: מתי נקבע, הוזז או בוטל, ועל ידי מי. משם אפשר להתקשר ללקוח או לפתוח איתו וואטסאפ בלחיצה, להזיז את התור, להוסיף הערה על מה להביא רק לביקור הזה, או לסמן שהלקוח הגיע או לא הגיע. אפשר גם לרשום בדיעבד לקוח שנכנס מהרחוב: כללי ההתראה מראש לא עוצרים אתכם, רק שעות הפתיחה ומספר הלקוחות במקביל.

הכרטיס ״מחכה לכם״ לצד היומן, האפליקציה מציגה את מה שמחכה לטיפול שלכם: תורים שעברו ולא סומנו, לקוח שמגיע היום בלי מספר טלפון (ולכן לא יקבל אישור או תזכורת), בקשות אירוח שמחכות לתשובה, תפריט שירותים ריק, או עמוד קביעת תורים כבוי. אפשר לטפל בכל אחד מהם ישר מהכרטיס.

בנויה לפי איך שאתם עובדים

הכללים מתאימים את עצמם לעסק, בין אם אתם מוכרים כיסא, חדר, מקום בשיעור, רכב בשטח או שעה מהזמן שלכם.

• אנשי צוות, כיסאות וחדרים זה לצד זה. כמה אנשים, כיסאות או חדרי טיפול עובדים במקביל, כל תור משויך למי שמקבל אותו, ולקוח קבוע שרוצה תמיד את אותה ספרית מקבל אותה.
• שיעורים עם מקומות. שיעור יוגה, סדנה או שיעור קבוצתי נקבעים לפי מקום ולא לפי לקוח, והשיעור נסגר כשהמקום האחרון נתפס.
• שירות בבית הלקוח. זמן הנסיעה בין עבודות נשאר פנוי, ואתם מגדירים את האזור שאתם מכסים, כך שהיום מסתדר גיאוגרפית.
• שעות הכנסה לטיפול. במוסך או במעבדת תיקונים, הלקוח קובע מתי להביא את הרכב או המכשיר, והעבודה לוקחת כמה שהיא לוקחת.
• אירוח לפי לילות. וילה, בקתה או חדר אירוח, עם צ׳ק-אין וצ׳ק-אאוט במקום שעת התחלה. פירוט בהמשך.

התחילו מהגדרה שקרובה לעסק שלכם. באפליקציית התורים יש נקודות פתיחה מוכנות לפי סוג העסק, כמו הדוגמה של המספרה, עם שירותים, משכים וכללים שכבר מוגדרים. טענו את זו שהכי קרובה אליכם ושנו את מה שלא מתאים.

איך לקוחות קובעים תור

רוב הלקוחות יקבעו אצלכם דרך העמוד שלכם או דרך הסוכן. שניהם מציעים רק שעות שבאמת פנויות.

עמוד קביעת התורים. הלינק נמצא בכתובת booking.assistantlabs.io/book/your-name, ואתם בוחרים את הסיומת. אתם גם בוחרים איך העמוד נראה: צבע מוביל, כותרת, פינות מעוגלות או ישרות, שירותים כרשימה או ככרטיסים, אם להציג מחירים ומשך, כפתור וואטסאפ ומשפט פתיחה. ללקוחות לא צריך אפליקציה או חשבון. לקוח שקבע תור מקבל לינק משלו, שבו הוא רואה את התור ויכול לאשר אותו, להזיז אותו לשעה פנויה אחרת או לבטל אותו, בלי להתקשר, ותור שהתבטל נפתח מחדש מיד.

• לקוחות מחו״ל רואים את העמוד באנגלית ואת השעות לפי השעון שלהם, ויכולים לבחור אזור זמן אחר.
• צריכים הפסקה מהזמנות אונליין? כבו את העמוד. הלינק ממשיך לעבוד ומציג את מספר הטלפון שלכם במקום.
• בחרו את הכתובת פעם אחת. אם תשנו אותה אחר כך, הלינק הישן יפסיק לעבוד, אז קבעו אותה לפני שאתם מדפיסים אותה או שמים אותה במודעה.

Google Calendar, לשני הכיוונים. אם אתם כבר חיים ב-Google Calendar, תישארו שם. כל תור יכול להופיע שם כאירוע שזז או נמחק יחד איתו, וכל דבר אחר ביומן הזה, כמו חופשה או רופא שיניים, חוסם את השעות האלה באפליקציית התורים. לכל כיוון יש מתג משלו. אפשר להתחבר בשיתוף של יומן אחד איתנו (בלי התחברות) או בהתחברות עם Google. שמות האירועים שלכם נשארים אצלכם על המסך: לקוחות והסוכן רואים רק שהשעה תפוסה.

אירוח לפי לילות. שירות יכול להיות אירוח במקום תור: וילה, בקתה, חדר. שעות פתיחה לא רלוונטיות כאן, כל לילה פנוי או תפוס. אתם קובעים שעת צ׳ק-אין וצ׳ק-אאוט, מספר לילות מינימלי ומקסימלי, כמה יחידות זהות יש לכם, וכמה אורחים לכל היותר בהזמנה. בחרו אם אירוח נקבע מיד או בבקשה, וקבעו מחיר ללילה: בבקשה, התאריכים נשמרים כך שאף אחד אחר לא יכול לתפוס אותם עד שאתם עונים, ואפשר לקבוע את המחיר הכולל כשאתם מאשרים, או לדחות את הבקשה. מפרסמים גם ב-Airbnb או ב-Booking.com? הדביקו את לינקי היומן משם, ולילה שנמכר שם נסגר כאן. לכל שירות אירוח יש גם לינק יומן משלו, שאפשר לתת להם בחזרה.

אישורים ותזכורות בוואטסאפ

רוב מי שלא מגיע לתור פשוט שכח. האפליקציה יכולה לשלוח ללקוח הודעה בארבעה רגעים, מהמספר של הסוכן שלכם בוואטסאפ, ובאותו ערוץ שממנו הוא קבע.

• הזמנה לקבוע תור. אתם מזמינים לקוח לקבוע, וההודעה כוללת את השעות הפנויות הקרובות.
• אישור. ברגע שנקבע תור, מכל אחת מהדרכים, עם השעה וההערה על מה להביא.
• תזכורת. זמן קבוע לפני התור: יום לפני, שעתיים לפני, שניהם, מה שתבחרו. לכל שירות אפשר לקבוע תזמון משלו, והלקוח יכול לאשר, להזיז או לבטל בלחיצה אחת.
• ביטול. כשתור מתבטל.

וואטסאפ מאפשר לעסק לפתוח שיחה רק עם תבנית מאושרת, ולכן בהגדרות ← הודעות וואטסאפ יש הקמה בצעד אחד: היא כותבת את ארבע ההודעות בשפה שלכם, שולחת אותן לאישור של וואטסאפ ומפעילה אותן. שום הודעה לא יוצאת לפני שוואטסאפ מאשר. אם חלק מהלקוחות צריכים שפה אחרת, הקימו גם אותה, וכל לקוח יקבל הודעות בשפה שלו.

הניסוח שלכם, איפה שתרצו. מעדיפים תבנית משלכם? בחרו כל תבנית מאושרת על המספר שלכם, כולל תבניות שכתבתם באפליקציית סוכני AI, ובחרו מה ממלא כל חלק ריק: שם הלקוח, השירות, התאריך והשעה, המחיר, הכתובת והטלפון שלכם, ההערה על מה להביא, לינק לשיחת הווידאו, השעות הפנויות או הלינק לשינוי ולביטול. שירות יכול לומר משהו אחר משאר השירותים, ומה שהגדרתם על השירות קובע. הודעה שלא הגיעה אפשר לשלוח שוב מ-Claude בבקשה אחת.

הזמנה לקבוע תור. בעמוד של שירות, הקלידו מספר טלפון ושלחו הזמנה עם השעות הפנויות הקרובות. הלקוח פשוט עונה במילים שלו, התשובה מגיעה לסוכן, והוא בודק שוב את היומן וקובע את התור.

עוד לא הפעלתם תבניות? הלקוח עדיין יודע מה להביא: כשהסוכן קובע את התור, ההערה מופיעה בתשובה שלו בצ׳אט.

פחות ״לא הגיע״, פחות משבצות ריקות

הכיסא הריק עולה יותר מכל הנחה. האפליקציה עובדת על שני הצדדים: פחות לקוחות שלא מגיעים, ומשבצות שהתפנו מתמלאות מחדש.

• לאשר, להזיז או לבטל מלינק אחד. הלינק מגיע עם האישור ועם התזכורת, כך שלקוח שלא יכול להגיע מזיז את התור במקום פשוט לא להגיע, ולא צריך להתקשר.
• תור שמתבטל נפתח מיד. ברגע שתור מתבטל, מכל דרך שהיא, השעה פנויה שוב בעמוד, אצל הסוכן וב-Claude.
• רשימת המתנה שממלאת את החור. לקוחות שרצו שעה שלא הייתה פנויה נכנסים לרשימת ההמתנה. כשמשבצת מתפנה, האפליקציה מציעה אותה אוטומטית לבא בתור, ומי שעונה ראשון מקבל אותה.
• מקדמה איפה שצריך. בקשו מקדמה על השירותים שדורשים את זה, כמו צבע ארוך או פגישת ייעוץ ראשונה, כך שללקוח יש סיבה להגיע, והמשבצת משולמת גם אם הוא לא מגיע.
• לדעת מי לא מגיע. כל ביקור וכל ״לא הגיע״ מסומנים ונרשמים בכרטיס הלקוח ב-CRM, כך שאתם רואים את זה לפני שאתם קובעים לו את התור הבא.

איך אפליקציית התורים עובדת עם שאר האפליקציות

אפליקציית התורים היא אחת האפליקציות בסביבת העבודה שלכם ב-AssistantLabs: אותה התחברות, לחיצה אחת במעבר בין האפליקציות, ואותם לקוחות. כך היא עובדת עם כל אחת מהאחרות.

• סוכני AI: הסוכן קובע תורים בצ׳אט. חברו את הסוכן באפליקציית התורים, תחת הגדרות ← הסוכן שלכם, או מאפליקציית סוכני AI תחת הגדרות ← אינטגרציות ← תורים. מאותו רגע הסוכן יכול לענות על ״אתם פתוחים ביום חמישי?״, למצוא שעות פנויות לשירות, לקבוע תור, למצוא את התורים של לקוח ולבטל תור. בחרו איך הוא קובע: בתוך השיחה, בשליחת עמוד קביעת התורים, או גם וגם. בחרתם רק את העמוד? לסוכן פשוט אין דרך לקבוע תור בעצמו. בוואטסאפ הוא אף פעם לא שואל את הלקוח על המספר שממנו הוא כבר כותב, ובצ׳אט באתר הוא שואל רק כשצריך. ומכיוון שהסוכן קורא את כרטיס הלקוח, הוא מכיר אותו עוד לפני שהוא אומר שלום: הביקור האחרון, אצל מי הוא תמיד קובע, ומה שאל בפעם הקודמת. עוד באפליקציית סוכני AI.
• CRM: כל תור נרשם על הלקוח. כל הזמנה מוסיפה את הלקוח כאיש קשר (או מוצאת אותו לפי הטלפון) וכותבת שורה בהיסטוריה שלו: ביקש, נקבע, הוזז, בוטל, הגיע או לא הגיע, ואם הסוכן קבע או שהלקוח קבע בעצמו. פתחו את איש הקשר ב-CRM והביקורים שם, ליד השיחות שלו, עם כמה פעמים הגיע, כמה הוציא וכמה פעמים לא הגיע. כרטיס אחד לכל לקוח, שנבנה מהתורים ומהשיחות יחד. עוד באפליקציית ה-CRM.
• מכירות: לקבוע תורים ללידים. באפליקציית המכירות, הגדרות ← אינטגרציות ← תורים מחברות את היומן. מאותו רגע אפשר לקבוע תור לליד כשהוא איתכם על הקו, להוסיף למסע שלב של קביעת תור (שליחת העמוד, או שהסוכן יסגור את זה בצ׳אט), להפעיל קביעת תור בשלב מסוים של הליד או בלחיצת כפתור, ולראות כל תור בציר הזמן של הליד. סימון בליד שהפגישה התקיימה, שהליד לא הגיע או שהפגישה בוטלה מעדכן גם את היומן, וליד שקובע תור מתקדם לבד בלוח הלידים. עוד באפליקציית המכירות.
• מוקד שירות AI: ״אפשר להזיז את התור?״ נסגר לבד. כשלקוח פונה כדי לשנות או לבטל תור, הפנייה נפתחת עם התורים שלו מצורפים. שינוי או ביטול תור הוא פעולה שאתם יכולים להתיר, ואז הסוכן מזיז את התור ביומן לפי אותם כללים, שולח אישור וסוגר את הפנייה כ״נפתרה אוטומטית״, עם הסיבה שמורה. מה שהוא לא אמור להחליט לבד מגיע אליכם. עוד במוקד שירות AI.
• שיווק: כל קמפיין נגמר בתור. עמוד קביעת התורים הוא המקום שאליו הפוסטים, המודעות והמיילים שלכם שולחים אנשים, כך שקמפיין נמדד בתורים ולא בקליקים. ומכיוון שהתורים נמצאים בכרטיס הלקוח, אפליקציית השיווק יכולה לכתוב לאנשים הנכונים: לקוחות קבועים שלא הגיעו כבר זמן מה, כל מי שקבע שירות שאתם מקדמים, או לקוחות חדשים אחרי הביקור הראשון. ותוכנית השיווק שנבנית איתכם יודעת אילו שירותים מתמלאים ואילו שעות נשארות ריקות. עוד באפליקציית השיווק.
• משימות: ההחלטות מגיעות אליכם בלחיצה אחת. כל מה שביומן מחכה לתשובה שלכם, כמו בקשת אירוח שהתאריכים שלה שמורים, מופיע בלוח המשימות לצד כל שאר האישורים בעסק. אשרו או דחו בלחיצה אחת, והאפליקציה עושה את השאר: מאשרת את התאריכים, שולחת ללקוח תשובה, או פותחת את הלילות מחדש. עוד באפליקציית המשימות.
• Claude ו-ChatGPT: לנהל את היומן במילים פשוטות. התקינו את התוסף של AssistantLabs מספריית התוספים של Claude (Customize › Plugins › Discover, חפשו AssistantLabs והוסיפו), הקלידו /al והתחברו בשימוש הראשון, ואפשר לבדוק איך נראה השבוע, להוסיף שירות, למצוא שעות או לילות פנויים, לקבוע או להזיז תור, לחסום אחר צהריים, להציע משבצת שהתפנתה לרשימת ההמתנה, לחבר את הסוכן, להקים את הודעות הוואטסאפ, לשלוח הזמנה לקבוע תור או לשלוח הודעה שוב. אתם בוחרים, כשאתם מאשרים את החיבור, אם זו קריאה בלבד או שליטה מלאה, ואפשר לבטל אותו בכל רגע. אותו תוסף מפעיל את שאר האפליקציות שלכם, כך שבבקשה אחת אפשר לקבוע תור לליד מאפליקציית המכירות, לבדוק את הכרטיס שלו ב-CRM ולהוסיף משימת מעקב. השלבים נמצאים בחברו את Claude ובחברו את ChatGPT.

איך מתחילים

בערך חצי שעה, בסדר הזה. כל שלב הופך את הבא לשימושי.

• היכנסו לאפליקציית התורים. גשו ל-booking.assistantlabs.io והתחברו עם החשבון שלכם ב-AssistantLabs. אם האפליקציה עוד לא פתוחה אצלכם, בקשו גישה באותו עמוד.
• הוסיפו את השירותים. שם, משך ומחיר. או טענו את הדוגמה של המספרה ושנו את מה שלא מתאים.
• הגדירו שעות וכללים בהגדרות: שעות פתיחה, רווח בין תורים, התראה מראש, עד כמה רחוק אפשר לקבוע, וכמה לקוחות במקביל.
• שתפו את עמוד קביעת התורים. בהגדרות ← עמוד ציבורי: בחרו את המראה, ודאו שהעמוד פתוח, והעתיקו את הלינק לביו, למודעות ולפרופיל הוואטסאפ.
• חברו את הסוכן בהגדרות ← הסוכן שלכם, ובחרו איך הוא קובע תורים. עוד אין לכם סוכן? התחילו מאפליקציית סוכני AI ומחיבור הוואטסאפ.
• הפעילו את הודעות הוואטסאפ בהגדרות ← הודעות וואטסאפ. צעד אחד, והן מתחילות לצאת אחרי שוואטסאפ מאשר אותן.

מוכנים להתחיל? המדריך צעד אחר צעד להקמת אפליקציית התורים

היומן שלכם ב-Google Calendar? חברו אותו בהגדרות ← Google Calendar לפני שאתם משתפים את הלינק, כדי שההתחייבויות שלכם ייחסמו כבר מהיום הראשון.

רוצים לראות איפה קביעת תורים נכנסת בין כל מה שאפשר להעביר לאוטומציה? מה אפשר להעביר לאוטומציה בעסק שלכם? ממפה את זה לפי סוג העסק, ועמוד אפליקציית התורים מראה את זה בפעולה.